Vor geraumer Zeit hat die Hochschule Hof angefangen eine neue Datenbank aufzubauen, in der zentrale Ergebnisse zur Forschung der Hochschule Hof eingetragen werden. Ziel ist die Professionalisierung des Forschungsmanagements.
Bei Bedarf können die eingetragenen Daten ausgelesen werden: Wie viele Publikationen wurden im Jahr x veröffentlicht? Wie viele Forschungsprojekte hat die Hochschule Hof? Wie viele Promotionen laufen bzw. sind abgeschlossen? Federführend in die Hand genommen hat diese Einführung Professor Dr.-Ing. Valentin Plenk, der Vizepräsident für Forschung und Entwicklung. Mit ihm sprechen wir darüber, warum eine solche Datenbank ein Meilenstein ist und was man genau mit ihr anfangen kann.
Professor Plenk: Warum wurde die Entscheidung getroffen ein sog. „FIS“ einzuführen?
„Wir haben aktuell rund 150 Forschungsprojekte und 30 Professoren und Professorinnen, die Drittmittelprojekte leiten, sowie 115 wissenschaftlich Mitarbeitende, die an den Projekten arbeiten. Also insgesamt rund 150 Forschende. Aus der Arbeit resultieren pro Jahr rund 100 Publikationen.
Unser zentrales Ziel war es, diese bislang dezentral anfallenden Daten zentral an einer Stelle zu sammeln. Sie standen bisher auf vielen verschiedenen Seiten und ließen sich so weder nach innen noch nach außen gut darstellen. Intern nutzen wir die Daten z.B. für unser Berichtswesen, extern hauptsächlich für Marketingzwecke.”
Prof. Dr.-Ing. Valentin Plenk
Wir buchen das ganz klar unter „Fortschritt bei der Digitalisierung“, denn ich sehe den großen Mehrwert für alle darin, dass die Daten nur einmal erfasst werden müssen und dass sie gleichzeitig auch vereinheitlicht sind. Danach kann man sie an vielen anderen Stellen ausspielen. Das spart enorm viel Zeit. Aber ja, der Anfang ist natürlich nicht leicht.“
Ist das FIS mit anderen Systemen der Hochschule vernetzt bzw. ist eine Vernetzung geplant?
„Es ist geplant, den gesamten Drittmittelprozess und auch die steuerlichen Einschätzungen über das FIS abzubilden. An den Details sind wir dran. Drittmittel sind ja die Mittel, die wir von Externen für unsere Forschung erhalten, ohne die geht bei uns in der Forschung gar nichts.
Was das Thema Webseiten angeht: Man kann die erfassten Daten auch direkt auf Webseiten für die Außendarstellung ausspielen. Dafür gibt es einerseits das FIS-Frontend, das unter https://forschung.hof-university.de erreichbar und von unseren Webseiten mit tiefen Links verlinkt ist. Konkret bedeutet dies, dass die Webseiten nicht mehr händisch befüllt werden müssen, sondern sich direkt die Daten zu Publikationen, Projekten etc. aus dem FIS ziehen. Das iisys ist mit seinen neuen Webseiten sogar einen Schritt weiter und holt die Daten direkt aus dem FIS, so dass keine Links ins FIS-Frontend mehr nötig sind. Dies ist mittel- bis langfristig auch für die anderen Forschungsinstitute vorgesehen.
Was die Nutzerverwaltung angeht, da wollen wir es einfach halten: Man kann sich mit der normalen Hochschulkennung anmelden. Wir arbeiten an einem Automatismus, der dies auch von Anfang an für neue Mitarbeitende ermöglicht.“
Wie halten es die anderen bayerischen Hochschulen? Welche Tools werden da genutzt?
„Wir haben uns verschiedene Tools angeschaut und uns dann für das über Jahre erprobte Bay.FIS entschieden. Ursprünglich hatten die Kollegen aus Weihenstephan das nur für ihre Hochschule gebaut, dann aber auch für andere geöffnet. Wir sind jetzt insgesamt 12 von 17 bayerischen Hochschulen, die das Tool nutzen. Mir gefällt auch gut, dass wir uns regelmäßig treffen, um über Updates und neue Funktionalitäten zu sprechen. Tatsächlich lernen wir viel voneinander.“
Ist mit dem Bay.FIS auch ein Austausch mit dem Kerndatensatz Forschung möglich? Der sog. „KDSF“ ist ja ein Standard im deutschen Wissenschaftssystem, was die Erfassung von Forschungsdaten angeht.
„Vielleicht eine kleine Einordnung: Der KDSF ist als Basis für ein automatisiertes Reporting an diverse übergeordnete Stellen gedacht. Momentan laufen Abfragen noch von Mensch zu Mensch, aber mit dem Bay.FIS sind wir für die Zukunft gerüstet. Unsere Daten sind bereits heute in einem an den KDSF angelehnten Datenschema erfasst. Das Schema wird mit den Anforderungen der Nutzer weiterentwickelt.“
Wofür benötigen Sie diese Daten?
„Die Außendarstellung war für uns ein zentrales Motiv das FIS einzuführen. Inzwischen zeigt sich, dass es auch und gerade intern sehr nützlich ist, denn wir können uns auf einfache Art und Weise einen Überblick über z.B. die aktuelle Anzahl unserer Doktoranden verschaffen. Das Berichtswesen kann teilautomatisiert werden. Und über das Frontend für die Außendarstellung können externe Interessierte – das können unsere Geldgeber aber auch die Zivilgesellschaft, Politik und Wirtschaft sein – in unseren Datenschatz schauen und sehen, mit welchen Fragestellungen wir uns beschäftigen. Deswegen kann man auch sagen, dass ein FIS immer ein sog. „work in progress“ sein wird, da kontinuierlich Neues eingefügt wird.“
Sie haben es schon teilweise gesagt, aber inwieweit spielt das FIS intern eine Rolle?
„Auch intern schafft es für die Forscherinnen und Forscher sowie für die Forschungsverwaltung mehr Übersichtlichkeit, indem es die bisher an vielen Stellen parallel gepflegten Daten an einer Stelle zusammenführt. Die Idee ist, dass die Daten nur einmal in einem zentralen System abgelegt werden, um sie dann mehrfach zu nutzen. Dadurch werden die Datenhaltung und der Datenzugriff deutlich nachhaltiger.“
Sind heute bereits alle von Ihnen vorgesehenen Daten erfasst?
„Die Hochschule Hof ist nun mehr als 25 Jahre alt. Unser Ziel ist es, die letzten fünf Jahre zu erfassen. Es ist ein komplexer Prozess, das darf man nicht vergessen.“
Bislang mussten Forscher und Forscherinnen viele Daten händisch erfassen. Im FIS ist jetzt eine Datenbank für alle Anwendungen. Vereinfacht das FIS das Leben für die Forscherinnen und Forscher?
„Die Forschenden haben gegenüber der Hochschule Berichtspflichten so wie wir sie alle auch gegenüber unseren Geldgebern haben. Gleichzeitig haben sie auch ein Eigeninteresse an einer Außenwirkung ihrer Arbeiten. Diese beiden Dimensionen unterstützt das FIS maßgeblich: Einmal eingeben und dann x-mal verwerten. Sie sehen also: Es bringt den Forschern und Forscherinnen was! Deswegen arbeiten wir auch noch daran, dass relevante Projektpapiere wie z.B. Berichte Schritt für Schritt ins FIS eingearbeitet werden.
Wie ich schon am Beispiel der Webseiten erklärt habe, können explizit frei gegebene Daten auch direkt auf den Hochschulwebseiten („Forschungsportal“ einer Hochschule) ausgespielt werden, damit entfällt das händische Aktualisieren. Wir haben jetzt ein solides Fundament innerhalb unserer Forschungsinfrastruktur, mit dem wir arbeiten können.“
Wie sind Sie vorgegangen um das FIS zu implementieren? Wie viele Personen arbeiten gerade daran?
„Wir hatten einige Ideen und Vorstellungen und haben diese mit unserem Bedarf gegengeprüft. Am Anfang hatten wir eine Beratung dabei, die uns auf dem Entscheidungsweg begleitet hat. Für uns stellt das Bay.FIS eine günstige und einfache Lösung dar.
Der Rollout über die ganze Hochschule bindet aktuell je eine Person von der Administrations- sowie von der IT-Seite her. Ansonsten sind alle Abteilungen eingebunden, d.h. die Institutssekretariate, die Forschenden, die Abteilung Drittmittel, Hochschulkommunikation und die Referentin des Präsidenten.“
Wollen Sie das System langfristig noch um weitere Kennzahlen erweitern?
„Wie schon gesagt: Es handelt sich um ein lebendes System. Aktuell beschäftigen wir uns intensiver mit den wissenschaftlichen Mitarbeitenden, die eine Doktorarbeit schreiben.“
Vielen Dank für das Gespräch!
